Cộng tác và bảo mật trong Google Workspace cho ngành giáo dục

Các cập nhật mới nhất của Google bao gồm cải thiện cộng tác trên các sản phẩm và cải tiến bảo mật cho tất cả khách hàng của Google Workspace for Education.

Sự phát triển tiếp theo của sự hợp tác

Tháng trước, Google đã công bố smart canvas, một trải nghiệm mới giúp tăng cường cộng tác trong các công cụ mà bạn sử dụng hàng ngày - như Docs (Tài liệu) , Sheets (Trang tính) và Trang trình bày (Slides) - bằng cách làm cho chúng trở nên tương tác và thông minh hơn.

Một tính năng mới của trải nghiệm này là smart chips, cho phép bạn thu thập thông tin hữu ích từ các sản phẩm Google Workspace khác trong khi làm việc trong tài liệu. Ví dụ: nếu bạn là sinh viên đang làm việc trong một dự án nhóm, bạn có thể nhanh chóng nhúng tệp từ Drive hoặc gắn thẻ các sinh viên khác trong nhóm của bạn ngay vào tài liệu của bạn bằng cách nhập ký hiệu ‘@’. Sau khi mọi người được gắn thẻ, chỉ cần di chuột qua tên của họ để nhanh chóng trò chuyện, gửi email hoặc thiết lập cuộc họp.

Gần đây, Google cũng đã thêm checklists tương tác vào Tài liệu (Google Docs) để giúp bạn đi đúng hướng. Checklists tương tự như bulleted lists, ngoài việc bạn có thể đánh dấu các mục sau khi chúng hoàn tất. Trong những tháng tới, Google sẽ giới thiệu các mẫu bảng trong Tài liệu để giúp bạn cộng tác nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Ví dụ: các mẫu biểu quyết cho 1 chủ đề nào đó (topic-voting) cho phép bạn dễ dàng thu thập phản hồi trực tiếp trong tài liệu.

Đi đúng hướng với checklists tương tác trong Tài liệu (Docs).

Năm ngoái, Google đã giới thiệu các đề xuất ngữ pháp trong Tài liệu (Google Docs) để giúp cung cấp các mẹo và bắt các lỗi ngữ pháp khó. Đối với khách hàng của Education Plus, Google sẽ triển khai giai đoạn tiếp theo của các mẹo viết trong Tài liệu (Google Docs) và thêm phân tích được hỗ trợ vào Trang tính (Google Sheets) vào cuối năm nay.

Trong Tài liệu (Google Docs) , điều này bao gồm các cảnh báo về ngôn ngữ xúc phạm và các đề xuất văn phong. Quản trị viên có thể dễ dàng tắt tính năng này nếu họ muốn. Trong Trang tính (Google Sheets), phân tích được hỗ trợ cung cấp các đề xuất công thức giúp mọi người dễ dàng tìm hiểu thông tin chi tiết từ dữ liệu. Những gợi ý này có thể giúp hướng dẫn học sinh và củng cố các khái niệm nhằm cải thiện kỹ năng viết và phân tích của họ.

Tài liệu (Google Docs) sẽ đưa ra cảnh báo về các đề xuất về phong cách và ngôn ngữ xúc phạm

Các sản phẩm của Google cũng sẽ kết hợp với nhau tốt hơn để giáo viên có thể tập trung vào những gì họ làm tốt nhất. Giờ đây, bạn có thể dễ dàng trình bày nội dung lên Google Meet trực tiếp từ Tài liệu (Google Docs) , Trang tính (Google Sheet) và Trang trình bày (Google Slides) chỉ bằng một nút bấm. Bạn có thể nhanh chóng trình bày và xem cả những người tham gia và nội dung của bạn trong tab Gặp gỡ (Meet ). Cuối năm nay, chúng tôi sẽ tiến thêm một bước nữa và cho phép khách hàng của Education Plus nhúng các cuộc gọi điện video Meet trực tiếp vào Tài liệu (Google Docs), Trang tính (Google Sheet) và Trang trình bày (Google Slides), giúp bạn dễ dàng nhìn thấy nhau hơn khi cộng tác.

Nhúng cuộc gọi điện video Meet trực tiếp trong Tài liệu (Google Docs), Trang tính (Google Sheet) và Trang trình bày (Google Slides)

Google cũng đang làm cho các công cụ của mình dễ sử dụng hơn để bạn tiết kiệm thời gian của mình. Trong Biểu mẫu (Google Forms), Google sẽ đơn giản hóa cài đặt trong những tháng tới để bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng thiết lập Biểu mẫu (Google Forms) theo cách bạn muốn. Ví dụ: bạn sẽ thấy tab 'Cài đặt' mới ở đầu Biểu mẫu (Google Forms) với các cài đặt chính dễ tìm, như tùy chọn đặt Biểu mẫu làm Câu hỏi và các cách kiểm soát cài đặt mặc định áp dụng cho tất cả Forms và câu hỏi mới. Google cũng sẽ ra mắt hơn 20 phông chữ mới để bạn có thể thêm những nét thú vị và cá tính.

Nhanh chóng và dễ dàng thiết lập Biểu mẫu (Google Forms) theo cách bạn muốn với việc đơn giản hóa cài đặt

Đầu năm nay, Google đã thông báo rằng Biểu mẫu (Google Forms) sẽ bắt đầu tự động lưu các câu trả lời nháp của bạn trong 30 ngày hoặc cho đến khi bạn gửi xong. Tính năng này sẽ bắt đầu ra mắt vào tháng tới và sẽ có sẵn cho tất cả mọi người vào mùa hè này.

Cải thiện bảo mật cho mọi người sử dụng Google Workspace for Education

Cung cấp cho cộng đồng trường học của bạn một môi trường học tập kỹ thuật số an toàn là một cam kết và trách nhiệm mà chúng tôi rất coi trọng. Chúng tôi đang tăng cường bảo mật cho tất cả khách hàng của Google Workspace for Education bằng các cải tiến bảo mật của Google Drive và bảo mật nâng cao bổ sung cho các khách hàng Education Plus và Education Standard.

Mọi khách hàng của Google Workspace for Education đều đã được hưởng lợi từ các biện pháp bảo vệ tích hợp trong Google Drive giúp chặn nội dung lừa đảo và phần mềm độc hại từ người dùng và tổ chức bên ngoài. Trong những tuần tới, Google sẽ thêm các biện pháp bảo vệ nâng cao cho Google Drive để cho phép tất cả quản trị viên của Google Workspace for Education bật loại bảo vệ này trong Google Drive nội bộ của tổ chức họ để bảo vệ tốt hơn trước các mối đe dọa từ nội bộ và việc chia sẻ phần mềm độc hại một cách tình cờ.

Ngoài ra, các quy tắc tin cậy mới của Google Drive sẽ cung cấp cho quản trị viên nhiều quyền kiểm soát nâng cao hơn về cách có thể chia sẻ tệp trong và ngoài tổ chức của họ. Ví dụ: quản trị viên có thể cho phép một nhóm nhỏ giảng viên chia sẻ tài liệu với bất kỳ ai trong học khu của họ, nhưng chỉ cho phép sinh viên chia sẻ tệp với những người trong trường cụ thể của họ. Các quy tắc tin cậy của Google Drive sẽ được triển khai ở phiên bản beta dành cho khách hàng của Education Standard và Education Plus trong những tháng tới.

Các quy tắc tin cậy của Google Drive sẽ cung cấp cho quản trị viên nhiều quyền kiểm soát nâng cao hơn về cách có thể chia sẻ tệp trong và ngoài tổ chức của họ

Quản trị viên sẽ sớm có quyền truy cập vào nhãn của Drive, cho phép họ phân loại các tệp được lưu trữ trong Google Drive để đảm bảo chúng được xử lý chính xác. Nhãn Drive tích hợp với các khả năng ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) của Google Workspace để quản trị viên có thể đặt quy tắc ở mức độ nhạy thích hợp.

Ngay cả khi giáo viên hoặc nhân viên quên tự phân loại nội dung, các tệp có thể được tự động phân loại dựa trên các quy tắc DLP do quản trị viên xác định. Điều này có thể giúp quản trị viên chủ động hơn trong việc bảo vệ một số dữ liệu nhạy cảm nhất của cộng đồng của bạn, chẳng hạn như thông tin nhận dạng cá nhân hoặc nghiên cứu độc quyền. Nhãn Drive sẽ được lên kế hoạch hoạt động với Google Vault, cho phép quản trị viên đặt chính sách lưu giữ cho một mức độ nhạy nhất định. Nhãn ổ đĩa hiện đã có ở phiên bản beta dành cho khách hàng của Education Standard và Education Plus.

Nhìn chung, những cải tiến này sẽ thay đổi cách chúng ta hoàn thành công việc, giúp việc cộng tác với mọi người ở bất kỳ đâu dễ dàng và an toàn hơn. Bằng cách sử dụng các công cụ này ở trường và ở nhà, học sinh của bạn sẽ xây dựng các kỹ năng hợp tác quan trọng để chuẩn bị tốt hơn cho môi trường làm việc trong tương lai.

Tham khảo thêm

• Những điểm mới của Google Workspace so với G Suite
• Cách thiết lập địa chỉ email cho doanh nghiệp miễn phí trong 5 phút
• Họp nhiều phòng ban, lên lịch họp ngày càng dễ hơn với Google Meet