Sử dụng card visit (danh thiếp) thế nào là đúng cách?

Trong thế giới doanh nghiệp, card visit (danh thiếp) đóng vai trò như lý lịch trích ngang của một người. Bạn trao danh thiếp cho ai đó nghĩa là bạn muốn cho họ biết bạn là ai, bạn đang làm việc ở đâu và làm cách nào họ có thể liên lạc với bạn. Tuy nhiên, ít người hiểu rõ vai trò của card visit, họ không nắm bắt đúng thời điểm để trao card visit… để có thể phát huy tối đa hiệu quả của nghi thức khá quan trọng này.

Khi chúng ta bắt đầu công việc làm ăn kinh doanh, việc in và thiết kế card visit (danh thiếp) là một trong những việc đầu tiên bạn cần làm. Một danh thiếp thiết kế tinh xảo sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp về bạn với người giao tiếp hay đối tác của bạn.

Nhưng việc đưa card visit đúng lúc và đúng khung cảnh là một nghệ thuật mà không phải ai cũng nắm rõ. Bạn phải xác định đúng người và đúng tình huống để trao danh thiếp: Nên trao card visit bằng hai tay

Hình 1: Nên trao danh thiếp bằng cả hai tay

Khi nào nên sử dụng card visit (danh thiếp)

• Đối tác của bạn là người có vai vế và tuổi tác tương đối cao
Bạn chỉ nên đưa card visit khi đối tác có ý muốn bạn trao danh thiếp cho họ. Tuyệt đối không nên chủ động đưa card visit khi đối tác chưa có ý muốn đó.

• Người giao tiếp của bạn là người xa lạ

Bạn không nên lôi card visit ra ngay khi mới bắt đầu vào câu chuyện. Hành động theo thói quen này sẽ làm phiền người giao tiếp với bạn. Họ cảm thấy như bạn đang muốn “tự quảng cáo bản thân” và sẽ xem thường việc nhận danh thiếp của bạn.

• Khi nhóm họp mặt ít hiểu biết về nhau

Không nên bỏ ngay card visit vào túi

Hình 2: Không nên bỏ ngay card visit của đối tác vào túi

Khi nhóm họp mặt gồm những người không biết nhiều về nhau, tốt nhất bạn nên đợi một người trong nhóm đưa danh thiếp ra trước, rồi bạn mới trao lại danh thiếp cho họ.

• Trao card visit khi đi dự tiệc

Nếu bạn tham gia các buổi tiệc quan trọng do cá nhân tổ chức hoặc các buổi tiệc mang tính chất làm ăn, bạn phải nhớ mang danh thiếp theo bên mình. Các buổi tiệc đó là là dịp để bạn giao lưu gặp gỡ các đối tác tiềm năng. Nhưng chỉ trao danh thiếp trước hoặc sau khi dùng cơm.

• Thời điểm trao card visit

Người ta thường trao danh thiếp vào lúc vừa mới gặp nhau hoặc trước khi chào tạm biệt ra về. Nhưng trong trường hợp bạn chuẩn bị phát biểu trước những người chưa biết nhiều về bạn, bạn nên gửi danh thiếp cho những người xung quanh trước khi lên phát biểu vì điều đó sẽ giúp họ biết rõ về bạn hơn.

• Hình thức card visit

Bạn nên xếp card visit ngay ngắn trong hộp đựng danh thiếp và để vào cặp táp. Nếu một danh thiếp bị rách hoặc bị bẩn thì đừng bao giờ bạn trao cho đối tác hay khách hàng. Những danh thiếp đã cũ và bị nhàu thì tốt nhất là bạn vứt chúng đi.